ゲストとの連絡が便利に!受信箱の機能が新しくなりました


予約の承認や家までの道順の案内、ゲストからの質問や要望のやりとりなど、メールはゲストとのコミュニケーションに欠かせません。

ホームアウェイではサイトのリニューアルに際して、ゲストとのやりとりを行う「受信箱」の機能を強化いたしました。今回はその使い方をご紹介します。

テンプレートを活用し、メール作成の時間を大幅軽減

リニューアル後のメール受信箱の大きな変更点のひとつが、メールテンプレートが使えるようになったこと。よく使う文面をテンプレート登録しておけば、ゲストとのやりとりの時間を大幅に短縮することができます。

早速テンプレートを使ってみましょう。「受信箱」を開き、右上に現れるアイコンの、左から2番目をクリックすると、テンプレートページへ遷移します。

次に「テンプレートを選択」をクリックすると、様々なテンプレートが表示されます。初期設定では、ゲストとのやりとりに便利なテンプレートがいくつか用意されています。

「事前承認」のテンプレートを選択してみましょう。すると、下記のようなテキストが表示されます。「GUEST_NAME様」、「OWNER_NAME」の部分はタグとなっており、やりとりをしている相手の名前や、ホストの名前が自動的に表示されます。

もちろんこのまま利用してもいいのですが、必要に応じてカスタマイズすることも可能です。テンプレートのテキストを修正してご利用ください。

オリジナルテンプレートを作成する

また、緊急時の連絡先やハウスルールの送付用など、ここにないテンプレートでよく使うものがあれば、新規でテンプレートを作成します。

新しいテンプレートを作成するには、右上の「テンプレートの追加」をクリックします。

新しく追加したいテンプレートの名前を入力し、テンプレートのタイプをプルダウンから選びます。適当なものがなければ「一般」とするのが良いでしょう。

この場合でも、相手の名前や自分の名前、物件IDなどが自動で表示されるタグを使用することができます。複数のゲストと並行してやりとりをしている場合、相手の名前や予約期間を間違えてしまうこともあり得るため、ミスを防ぐためにもタグを活用することをおすすめします。

PDFファイルが添付できるようになりました

今回のリニューアルにより、JPEG、PNG、GIFのほか、PDFのファイルが添付できるようになりました。家までのアクセスや、ハウスルールなど、PDFで作成したファイルを利用したいという方は多かったはず。今後はPDFファイルもゲストとのコミュニケーションにご活用いただければと思います。

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