トラブルを未然に防ぐ!予約が入ってからの流れをもう一度チェック


予約が入って嬉しいのは初心者もベテランホストも同じ。ですが、まだ駆け出しのホストさんの場合、いざ予約が入ったものの何をしたらいいのかわからない…なんてことがあるかもしれません。今回は予約が入ってからすべきことをチェックしていきましょう。

予約リクエストには迅速に回答を

即決め機能を使っていない場合、ゲストからは「予約のリクエスト」という形でメールが届きます。一刻も早く宿を決めたいというのがゲストの気持ち。ゲストがイライラしたり、心変わりをする前に、なるべく早く予約を確定しましょう。これだけでホストに対する印象がずいぶん変わるものです。

チェックイン・マニュアルを送付する

予約が確定したら、次にチェックイン・マニュアルを送付します。チェックイン・マニュアルとは、ゲストがチェックインする際に必要な情報をまとめたもの。物件の正確な住所やアクセス方法などの最低限必要な情報に加え、備品やその使い方、周辺環境や滞在時の注意事項など、ゲストが安心して過ごせるよう物件に応じて必要な情報をまとめておくとよいでしょう。

チェックイン・マニュアルを作っていない?そんな方は今すぐ作成を。チェックイン・マニュアルについて詳しくはこちらをご覧ください。→これでトラブル回避!ゲストが喜ぶチェックイン・マニュアルに必要なことは?

チェックイン・マニュアルはなるべく早めに送付するのがポイントです。ゲストが常にインターネットに接続できる環境にいるとは限りません。特に海外からのゲストの場合、直前に送付したためすでに飛行機に乗っており、日本到着後もWi-Fiに接続できないままチェックイン・マニュアルを確認できず、物件にたどり着けなかった…というトラブルも起こっています。また年末年始やゴールデンウイークといった大型連休時、桜や紅葉の季節などは、ゲストの対応でバタバタすることも。うっかり送付を忘れてしまうということも考えられます。こうした事態を防ぐために、予約成立と同時にチェックイン・マニュアルを送付するというのをルール化しておくのもおすすめです。その上で一週間前などに再度リマインドを兼ねてお知らせすれば、より親切ですね。

ところで、チェックイン・マニュアルの送付は、必ずホームアウェイのメールボックス経由で行ってください。個人のアドレスから送付した場合、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、ゲストが見落とすということも考えられます。「送った、送っていない」のトラブルを防ぐためにも、送付履歴の残るホームアウェイのメールボックスがおすすめです。

物件の清掃状況、備品をチェック

物件を清潔に保つのはもちろん、備品のチェックも忘れずに。シャンプーやトイレットペーパーなどの消耗品の補充、また洗濯機や電子レンジ、ドライヤー、アイロンなどの故障がないかもチェックしましょう。こうした備品が壊れていると一気に印象が悪くなってしまいます。

ゲストのアンケートは貴重な情報

無事にゲストを送り出しほっと一息、と言いたいところですが、良いホストになるためにはここで安心してばかりはいられません。家にはぜひアンケートを用意してゲストに記入してもらいましょう。

ゲストからの要望やクレームは何にも勝る貴重なアドバイス。これらの意見を真摯に受け止めて改善していけば、きっと満足度の高い物件になるはずです。判断材料の少ないバケーションレンタルにとって、レビューの評価は家を選ぶ大切な決め手。レビュー評価が上がれば自然に予約が増えていき、多くのゲストの声を物件に反映することもできます。そうした良い循環を作るためにも、まずはゲストからのリクエストに迅速に対応すること、そしてチェックイン・マニュアルを作成し、確実にゲストに届けることが大切です。

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