緊急連絡用にゲストの電話番号を聞いておきましょう


ゲストから問い合わせが入り、メールでやり取りをして無事に予約を承認。ゲストはここで「宿泊先が確保できてひと安心」となりますが、ホストにはまだやらなければいけないことがあります。チェックインマニュアルを送ったり家の周辺情報を教えたり、またゲストから質問があれば答える必要もあります。

これらは基本的にホームアウェイのメールボックス(受信箱)を介して行います。通常の連絡は、このメールボックスを利用するのが安全なのですが、ひとつ心配なのがゲストに緊急の連絡をしたいとき。ゲストがホームアウェイのメールボックスを見られない状況でも、メールボックスに送付したメールは登録されているメールアドレスに届くようになっています。ただし、このメールが迷惑メールフォルダに入ってしまったり、そもそもメールを見られない状況だったりすると、すぐに連絡が取れないこともあり得ます。

そんなトラブルを防ぐため、ゲストといつでも連絡がとれる電話番号を聞いておくと安心です。念のためホストの電話番号も伝えておくと親切でしょう。こうしておけば、急いでゲストに伝えたいことがあったとき、確実に連絡をとることができます。例えばゲストが旅行に出発した後、電話で連絡がとれるというのはリスクヘッジになります。

また海外のゲストのなかには、WeChatやWhatsAppなどのメッセンジャーアプリを利用している方が多くいらっしゃいます。電話番号さえわかっていれば、これらのメッセンジャーアプリを介してすぐに連絡がとれるので、緊急時にメールで連絡することができます。外国語での電話に自信がない…という方でも安心です。
※メッセンジャーアプリを使って連絡するときは、ゲストに事前にアプリから連絡をする旨を伝えておくとスマートです。

電話番号はゲストの名称とともに保存しておくとよいでしょう。ただし個人情報なので、適切な管理をお願いします。

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